En säljande organisation

Unionen ger i sin skrift ”Utveckla arbetsplatsen” ett flertal goda och nyttiga tips för att skapa en bättre arbetsplats. Många av tipsen kan förutom att skapa ett godare och bättre arbetsklimat också skapa en arbetsplats som uppmuntrar till utveckling, t.ex. inom försäljning. Här har vi samlat de som vi tycker är de bästa tipsen från Unionen tillsammans med egna kommentarer. Du kan läsa mer och beställa skriften på http://www.unionen.se.

Grunden är uttalade visioner och mål

För att alla ska jobba åt samma håll måste organisationens mål och visioner ligger till grund för arbete och arbetssätt. Gemensamma mål och visioner ger en samsyn vilket också underlättar samarbete över funktionsgränser. Målen och visionerna måste vara förankrade, lättillgängliga och dokumenterade för att skapa en lättillgänglig helhetssyn bland medarbetarna. På så sätt kan nämligen alla veta hur deras arbete passar in i det stora hela och vem som har ansvar för vad och hur beslutsvägarna ser ut. Ledningen måste därför göra medarbetarna delaktiga i strategiska planer och långsiktiga mål och på så sätt stärka medarbetarnas förändringsberedskap så att de kan möta de framtida behoven, utvecklas i nya arbetssituationer och känna trygghet.

Samtidigt som det är viktigt med dokumenterade mål och visioner måste det också finnas tid för reflektion och eftertanke under arbetets gång samt ett tillåtande arbetsklimat för att skapa utveckling. Medarbetarna måste få tid att göra andra saker som inte är direkt relaterade till resultatet, såsom att odla nya kontakter, att kompetensutveckla sig och att utveckla nya idéer för att organisationen inte ska stelna. En dynamisk debatt mellan kollegor och en tillåtande
attityd till att göra fel och ta risker bidrar till att skapa ett kreativt klimat där idéer och nytänkande tas om hand och kommer organisationen till nytta. Chefen måste se till så att alla medarbetare vågar försöka och att misstag blir tillfällen till lärande, inte till bestraffningar.

Attityden till försäljning på arbetsplatsen och i organisationen speglar självklart av sig hos medarbetarna. Att ha en uttalad vision om ett förbättrat försäljningsarbete och ha tydliga mål för detta är ett enkelt verktyg för att bli bättre och öka sin försäljning. Visionerna och målen måste dock utarbetas tillsammans eftersom det i slutänden medarbetarna som i stor utsträckning ska utföra försäljningsarbetet.

Fortsättningen är ett bra förändringsarbete…

Det grundläggande faktumet kopplat till förändring och förändringsarbete är att alla invidiver, accepterar och reagerar olika på förändringar och förändringsarbete. Alla, oavsett inställning och vilja, måste få närma sig förändringen i egen takt och utifrån sina egna villkor för att förändringen ska bli lyckad. En viktig aspekt är att medarbetarna känner ett stöd från organisationen och är trygga i förändringsarbetet. Enklast nås detta genom en organisation i ständig utveckling där medarbetare ges möjligheter till kontinuerligt lärande och kompetensutveckling och stöd för att se möjligheterna med förändringen. På så sätt skapas medarbetare som trivs på jobbet, är flexibla och kunniga samt förberedda och delaktiga i förändringar och förändringsarbetet.

Ett förändringsarbete genomförs bäst genom öppet, konstruktivt samarbete mellan ledning och medarbetare där alla känner sig delaktiga och informerade. Ansvarsfördelningen måste på samma sätt som befogenheter och roller likväl vara tydliga samtidigt som det finns någon form av katalysator, drivkraft för förändringen. Det är katalysatorn som ska driver arbetet framåt och starta upp engagemanget med regelbundna intervaller.

En kontinuerlig uppföljning av förändringsprocessen för att identifiera brister och lämpliga åtgärder är avgörande för ett lyckat förändringsarbete. Löpande uppföljning av hur arbetet utförs, vad som görs bra och vad som kan göras bättre, osv är också en god grund för själva utvecklings- och förbättringsarbetet. Uppföljningen på detta sätt underlättas i regel om arbetssätt och metoder är tydligt beskrivet och dokumenterat.

Att utveckla en atmosfär som är positiv till försäljning och där försäljningstekniken förfinas kräver ett regelbundet utvecklings- och förändringsarbete. Medarbetarna måste självfallet vara engagerade i detta eftersom det är individens som till syvende och sist möte gästen eller kunden och ska utföra försäljningen. Ledningens uppgift är att agera eller skapa den katalysator som behövs för att starta och driva utvecklingsarbetet.

…och en systematisk kompetensutveckling

Kompetensutveckling är grunden till en utvecklande organisation och det är viktigt med ett positivt förhållningssätt till kompetensutveckling hos alla, både chefer och medarbetare. Kompetensutveckling i sig bidrar till att skapa arbetsplatser där det är tillåtet att bli bättre, att vara nyfiken och att pröva nytt vilket är a och o när det gäller lyckat förändringsarbete. Ledningen måste skapa förutsättningar för kompetensutveckling, men det är upp till individen att ta tillvara på möjligheterna. Genom att ha en gemensam syn på hur ansvaret för kompetensutveckling fördelas, t.ex. vem som initierar, vem som väljer och vem som utvärderar, osv. underlättas en systematisk kompetensutveckling.

Kompetensutveckling bör ske kontinuerligt, men samtidigt ska medarbetare också kunna bredda sin kompetens vid behov. För att nå till dit behövs flera metoder för kompetensutveckling, t.ex. jobbrotation, mentorskap och utbildningsprogram.

Kompetensutveckling kan vara ett sätt att arbete med en utveckling av försäljningen inom organisationen. Genom att medarbetarna tillåts förkovra sig inom områden kan en nyfikenhet och ett intresse för ämnet skapas vilket leder till ökad och förbättrad försäljning. Kurser i gäst- eller kundbemötande, försäljningsteknik eller egna diskussioner är exempel på enklare åtgärder som kan ge stora resultat för försäljningen.
Utbyte och nätverk förfinar verksamheten
Genom att kontakter med omvärlden uppmuntras ökar möjligheterna till att komma i kontakt med nya idéer och tankar. Nätverk i olika former och andra varianter på samarbeten där egna rutiner och verksamheter möter andra bidrar till en öppenhet och gränsöverskridande. Resultatet blir en arbetsmiljö som stimulerar kreativitet och ökad innovationsförmåga.

På samma sätt ger ett arbete med möjlighet och tid till samarbete och kontakter över funktionsgränser, hierarkiska gränser och kulturella gränser möjligheter till nya tankar och idéer. Kärnan är återigen att få möjlighet att se de egna rutinerna och den egna verksamheten ur andra perspektiv och ta del av andras kompetens och erfarenhet. I många fall ger det prestationer och beslut som är mångsidiga och av hög kvalitet.

Det enklaste sättet att uppmuntra och möjliggöra utbyte och nätverk är att se till så att det finns tid till att upprätthålla, underhålla och utveckla sociala kontakter inom organisationen, men också med utomstående aktörer så som kunder, konkurrenter och leverantörer.

Just försäljningsarbete kan utvecklas enormt genom utbyte av erfarenheter med andra som jobbar med försäljning. Det behöver inte vara inom det egna skrået, t.ex. restaurangbranschen, utan lika väl vara att ta del av hur en frisör arbetar med försäljning och kundvård.

Chef är viktig för medarbetarna

En medarbetare som ges möjlighet att själv styra, utforma och kontrollera sitt eget arbete och sin arbetssituation kan många gånger prestera ett bättre resultat än en hårt styrd medarbetare. Detta gäller speciellt i kontinuerligt utvecklings- och förbättringsarbete så som att förfina sin försäljningsteknik, men också i upplevd arbetsmiljö. För mycket frihet kan dock vara negativt eftersom det är svårt att själv göra en rättvis bedömning över arbetsprestation och arbetsbelastning. Tydliga riktlinjer genom gränser för arbetet, både i tid och rum, samt regelbunden återkoppling från chefen är avgörande för att skapa en bra balans mellan individens förutsättningar, tillgängliga resurser, självbestämmande och utförd prestation.

Chefer och ledare måste rutinmässigt möta sina medarbetare för både informella och formella möten, det är själva närvaron av chefen som är viktigt! Genom att vara nära sin verksamhet och sina medarbetare kan chefen se vad som händer och ta hand om problem, konflikter, utvecklingsmöjligheter och ge snabb och konstruktiv feedback på utförda prestationer. Det är chefens ansvar att arbetsklimat på arbetsplatsen och samarbete mellan medarbetare är gott, vilket är svårt om chefen inte är närvarande genom t.ex. årliga utvecklingssamtal.

Att arbeta med försäljning är många gånger tufft, speciellt i början och en stöttande och närvarande chef måste finnas till hands för att motivera medarbetaren. Stödet och närvaron måste självfallet vara som störst i början, men kan i ett senare läge allt mer utvecklas så att medarbetaren själv får ta ansvar för att utveckla sin försäljningsteknik. Likväl är det ändå viktigt med gemensamma samtal och reflektioner mellan chef och medarbetare för att inte utvecklingen ska stanna av.

Rätt arbetsverktyg är också viktigt

Arbetsverktyg som används måste vara flexibla och anpassade till yrkesroller, arbetssätt och bransch för den aktuella organisationen för att underlätta och förbättra samarbetet och resultat.

De verktyg och system som används inom organisationen måste underlätta och stötta försäljningsarbetet. Ett kassasystem som inte tillåter medarbetarna att själva göra avdrag och ge rabatt på en vara eller en måltid medger inte heller att medarbetarna själva kan ge gäster kompensation vid problem.